Privacyverklaring Ermelo’s MannenKoor

Het Ermelo’s MannenKoor is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van verschillende groepen:

  • Leden
  • Ere-leden
  • Oud-leden
  • Vrienden
  • Relaties
  • Vrijwilligers
  • Sponsors/adverteerders
  • Beschermheer
  • Websitebezoekers
  • Kerstgroet

In deze privacyverklaring vatten we samen welke gegevens we verwerken en hoe we dat doen.

Heeft u vragen, dan helpen we u graag.

We zijn bereikbaar via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

1. Leden

Leden zijn de vaste leden van het Ermelo’s MannenKoor.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, betaalrekeningnummer en gegevens die nodig zijn voor het functioneren van het koor (zoals de datum van inschrijving, aanwezigheid bij repetities, stemgroep, kooropstelling, kledingregistratie en gelabelde portretfoto’s).

Waarom? We zijn verplicht om een ledenadministratie bij te houden. De meeste andere gegevens zijn nodig voor het functioneren van het koor. Als u lid wordt, vragen we u daarom uw toestemming om deze gegevens te verwerken. Geeft u die niet, dan kan dat betekenen dat u geen lid kunt worden.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap (of zolang als wettelijk verplicht). Groepsfoto’s en -video’s archiveren we voor onbepaalde tijd, gelabelde portretfoto’s tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

We bewaren onbeperkt uw voorletter(s) en achternaam en de periode van lidmaatschap.

2. Ere-leden

Ere-leden zijn leden van verdienste van het koor.

Welke gegevens? Voor actieve ere-leden bewaren we dezelfde gegevens als voor leden en bovendien de reden waarom het lid ere-lid is geworden.

Voor overleden ere-leden bewaren we naam, periode van lidmaatschap, de reden benoeming tot ere-lid en de overlijdensdatum.

Waarom? Het is belangrijk voor het koor dat de herinnering aan de ere-leden in ere blijft. We vragen u resp. de nabestaanden toestemming om deze gegevens te verwerken.

 

Hoe lang? Bij vertrek bij leven geldt dezelfde als bij vertrek van leden en oud-leden, daarnaast wordt de reden tot benoeming tot ere-lid bewaard.

Na overlijden als lid of na vertrek: Voor- en achternaam, periode van lidmaatschap, de reden waarom het lid ere-lid is geworden en de overlijdensdatum, onbeperkt.

3. Oud-leden

Oud-leden zijn voormalige leden van het koor.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, adresgegevens, periode lidmaatschap als lid.

Waarom? Zodat we contact met u op kunnen nemen over bijvoorbeeld lustrums of concerten met oud-leden. We vragen u toestemming om deze gegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot maximaal 1 jaar na beëindiging van de inschrijving als oud-lid.

  • Vrienden van het Ermelo’s MannenKoor

Dit zijn de vrienden van ons koor en zij steunen ons financieel.

Welke gegevens? Voorletter(s), achternaam en adresgegevens.

Waarom? Om uw financiële bijdrage te kunnen verwerken en contact op te kunnen nemen. We vragen uw toestemming om deze persoonsgegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van de “vriendschap” (of zolang als wettelijk verplicht).

5. Relaties

Relaties zijn bijvoorbeeld de huidige dirigenten, repetitoren en aspirant-leden. Daarnaast ook musici en zangers waar we eerder mee hebben samengewerkt.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer, eerdere samenwerking bij activiteiten en overeenkomsten.

Waarom? Zodat we u voor eventuele activiteiten of een lidmaatschap kunnen benaderen.

We vragen u toestemming deze gegevens te verwerken. Deze toestemming is onderdeel van de overeenkomst.

Hoe lang? Tot maximaal 10 jaar na beëindiging van de relatie (of zolang als wettelijk verplicht).

6. Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn bijvoorbeeld personen die assisteren bij de voorbereiding en/of uitvoering van onze concerten en andere evenementen.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer.

Waarom? Zodat we u kunnen benaderen. We vragen u toestemming om deze gegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van het “vrijwilligersschap”.

 

7. Sponsors en adverteerders

Sponsors en adverteerders helpen ons om concerten te kunnen organiseren.

Welke gegevens? Voorletter(s) en achternaam/bedrijfsnaam, naam contactpersoon, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer.

Waarom? Om uw toezegging te kunnen verwerken, contact op te kunnen nemen. We vragen u toestemming deze gegevens te verwerken. De toestemming is onderdeel van afsprakenformulier.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van de ‘steunafspraken’ (of zolang als wettelijk verplicht).

8. Beschermheer

Een beschermheer heeft een representatieve functie en kan zijn netwerk gebruiken ten gunste van het koor.

Welke gegevens? Voorletter(s), achternaam, datum benoeming en datum beëindiging.

Waarom? Zodat we contact met hem/haar op kunnen nemen over bijvoorbeeld een uitnodiging voor de algemene ledenvergadering en voor alle officiële gelegenheden en concerten. We vragen u toestemming om deze gegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot einde periode beschermheer. Nadien blijft voorletter(s), achternaam, datum benoeming en datum beëindiging bewaard in een historisch overzicht.

9. Websitebezoekers

Websitebezoekers zijn personen die onze website www.ermelosmannenkoor.nl bezoeken.

Cookies. Het Ermelo’s MannenKoor gebruikt alleen functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. De gebruikersstatistieken worden geanonimiseerd verwerkt met Google Analytics en maximaal 26 maanden bewaard. We hebben daarvoor een verwerkingsovereenkomst afgesloten, delen geen gegevens met Google, en gebruiken gegevens ook niet voor advertentiedoeleinden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

10. Kerstgroet

Het EMK stuurt een Kerstgroet aan diverse personen buiten leden van het koor.

Welke gegevens? Voorletter(s) en achternaam, adresgegevens.

Waarom? Zodat we de groet kunnen verzenden. We vragen hiervoor uw toestemming om deze gegevens te verwerken. De toestemming is onderdeel van afsprakenformulier.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van de het sturen van een kerstgroet.

 

Hoe verwerken we uw gegevens?

Delen met derden

Het Ermelo’s MannenKoor verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Overigens nemen we nooit besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen, als die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het Ermelo’s MannenKoor en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens, waar wij over beschikken, in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . We kunnen dan extra informatie vragen om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan.

Tot slot wijzen we u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Het Ermelo’s MannenKoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan contact op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Tot slot: wijzigingen in het privacybeleid. We stellen mensen alleen op de hoogte van wijzigingen in ons privacybeleid (of deze verklaring) als die op hen van toepassing zijn. Als wij onze ledenadministratie bijvoorbeeld anders inrichten, dan stellen we een andere groep, bijv. vriend, daar niet van op de hoogte.

 

Naam document: AVG EMK (Privacyverklaring), versie 1.1, d.d. 10 januari 2019.

Status: Vastgesteld door bestuur